I 4 errori che commettiamo quando vogliamo aumentare la produttività

A Life of Productivity, una vita di produttività: è così che Chris Bailey ha intitolato il suo blog; e non poteva esserci titolo più azzeccato. Già, perché da quando si è laureato qualche anno fa, il 26enne canadese non si è dedicato ad altro che alla produttività nel lavoro.

Dopo aver rifiutato due proposte lavorative, si è gettato anima e corpo nella ricerca di questo strumento vitale per ciascuno di noi. E ha trasformato se stesso in un caso sperimentale, testando vecchi e nuovi trucchi e consigli sulla produttività: è arrivato a guardare 296 TED Talks in una sola settimana.

Il risultato di questi anni di studio e pratica è un libro: “The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy”.

Di recente, ha concesso a FastCompany un’intervista sugli errori che commettiamo comunemente quando cerchiamo di migliorare la nostra produttività quotidiana. Eccone alcuni.

1. Usare (a caso) consigli sulla produttività

Migliorare la produttività non è semplice e non ci sono soluzioni o “trucchi” rapidi da utilizzare, come quelli che spesso leggiamo in Internet. Bailey fa un esempio, provato sulla propria pelle: cercare di fare più cose in una giornata alzandosi presto al mattino.

In molti credono di riuscire a completare più attività svegliandosi all’alba, ma potrebbe non essere vero per tutti: Bailey racconta che, per lui, è meglio valorizzare le serate, piuttosto che la mattina. E consiglia di individuare il proprio “Biological Prime Time”, il proprio picco biologico: il tempo della giornata in cui concentrare le mansioni più importanti.

La morale è che non tutti i consigli funzionano per tutti allo stesso modo e quindi non dovrebbero essere presi sempre per buoni: bisogna testare e personalizzare le varie attività, per capire ciò che funziona davvero.

2. Cercare di lavorare di più, per più tempo e più rapidamente

In uno dei suoi esperimenti, Bailey ha alternato una settimana con 20 ore lavorative a una settimana con 90 ore lavorative. Il risultato? Lavorando 70 ore in più, si è reso conto che riusciva a migliorare le proprie performance, ma di poco.

La differenza stava tutta nei suoi livelli di attenzione ed energia. Per questo è bene prendere nota, in maniera precisa, di tutti i compiti che ci attendono: in questo modo è possibile dedicare a ciascuna attività il livello di priorità e attenzione che necessita, senza esaurimenti nervosi o cali di intensità eccessivi.

3. Non prendersi del tempo per conoscersi

Uno dei principi della produttività secondo Bailey è quello di conoscersi a fondo e di conoscere il proprio modo di lavorare. Bailey propone un esercizio: per una o due settimane, stilare un report dettagliato della quantità e della qualità di attività che si è riusciti a portare a termine nel corso di una giornata. È importante per capire quando sono arrivate le idee più brillanti, per esempio. O quando sarebbe meglio dedicare una finestra alla lettura delle mail.

“È un esercizio divertente per capire i tuoi ritmi quotidiani, per imparare come distribuire l’energia durante il giorno o come concentrarsi”, spiega. “Non è divertente cercare di fare sempre di più, di più, di più, o più veloce, più veloce, più veloce. Dovremmo fare un passo indietro per lavorare alle cose giuste”.

L’esercizio è utile anche ai manager che vogliono migliorare la produttività del proprio team: capire i propri dipendenti e concedergli flessibilità oraria (quando possibile), può essere un ottimo modo per lavorare al meglio.

“Se i tuoi dipendenti hanno più energia durante la sera, non ne ricaverai molto facendoli lavorare sempre dalle 9 alle 17”.

4. Essere troppo duri con se stessi

Bailey consiglia di essere generosi con se stessi, soprattutto nei giorni di ferie:

“È molto facile essere duri con se stessi”, spiega Bailey. “Ma solo un robot riesce a completare perfettamente tutti i compiti prefissati. Se sei un essere umano, c’è e ci sarà sempre uno scarto tra ciò che vorresti fare e ciò che fai davvero. Colmare questo scarto nel modo migliore possibile è proprio l’obiettivo finale della produttività”.

(Photo Credit: Kanban Tool on Flickr)

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