Come gestire il tempo al lavoro: la strategia del dirigente Google

Gestire il tempo a casa, al lavoro, da disoccupati, per i regali di Natale: il tempo è una risorsa scarsa (e lo sappiamo tutti); sembra non bastare mai per far tutto ciò che dobbiamo e nemmeno per fare ciò che desideriamo. Per migliorare qualche competenza, magari, o anche per trovare una buona idea per un nuovo progetto. Per innovare anche (in azienda, ma non solo) abbiamo bisogno di tempo per riflettere. Come si fa? Le strategie sono tante. Jeremiah Dillon, uno dei manager di Google Apps for Work, ha condiviso pubblicamente una mail, ricevuta da un membro del suo team, su come gestire il tempo al lavoro.

A quanto pare, la strategia ha avuto un certo successo, al punto che alcuni colleghi “Googlers”, come li chiama Dillon, ne hanno fatto un video:

Già dall’oggetto della mail, se ne comprende tutto l’interesse:

“Se non hai tempo per leggerla…leggila due volte”.

Il presupposto è che esistano due diversi paradigmi per gestire il tempo: quello del manager e quello del maker.

“La giornata del manager è divisa in intervalli da 30 minuti, riempiti in maniera diversa a seconda degli obiettivi. Una sorta di Tetris in cui si inseriscono blocchi diversi per riempire gli spazi vuoti”.

È una visione molto efficiente del tempo, che porta alla realizzazione dei propri scopi. I maker invece sono i creativi e, di conseguenza, hanno l’esigenza di gestire il tempo in maniera differente:

“Hanno bisogno di fare, creare, costruire. Ma, prima di tutto, hanno necessità di pensare. Per venire incontro alle proprie necessità, farebbero meglio a dividere il tempo in blocchi da mezze giornate o da giorni interi”.

A questo punto, viene introdotto il concetto di “Make Time”, che potremmo tradurre con “prendersi del tempo”, ma anche con il “fare spazio”: un blocco temporale cioè che sia dedicato unicamente al pensiero creativo.

Il fatto è che, secondo l’autore, tutti abbiamo bisogno di essere anche dei maker. Ecco perché dobbiamo ritagliarci dei tempi per riflettere e trovare soluzioni innovative al nostro lavoro. In base a questo assunto, ecco come si potrebbe organizzare la settimana, tenendo conto anche dei livelli di energia a disposizione:

Lunedì: L’energia comincia a risvegliarsi dopo il weekend: mettere in cantiere compiti non troppo faticosi, come organizzare il lavoro settimanale, stabilire gli obiettivi e pianificare tutto il lavoro.
Martedì-Mercoledì: Picco di energia: affronta i problemi più difficili della settimana e trova tempo per il tuo “Make Time”
Giovedì: L’energia comincia a declinare: è la giornata migliore per meeting e riunioni.
Venerdì: Livello di energia più basso: chiudi i lavori aperti durante la settimana, pianifica gli obiettivi a lungo termine e fai un po’ di sano lavoro da Pr (con i colleghi, i responsabili, i dipendenti, etc.).
Inserisci il tuo Make Time sempre di mattina, magari prima di un pomeriggio pieno di decisioni importanti. Nelle ultime ore di lavoro, cerca di completare i compiti meccanici.

Ovviamente, questo modo di gestire il tempo non è efficace per tutti e soprattutto richiede un impegno da parte di tutta l’azienda (o quantomeno dal proprio team di lavoro): bisognerebbe instaurare una policy di rispetto per il “Make Time” altrui, per esempio, o evitare di concentrare troppi impegni sulle spalle di pochi, un fatto che, tra l’altro, mina profondamente la produttività.

(Photo Credit: Cam Evans on Flickr)

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